Planning: de sleutel voor een efficiënt verkoop- en productieproces
Een goede planning zal je tevreden klanten bezorgen en veel geld doen besparen. Plannen blijft het moeilijke evenwicht zoeken tussen vragen en eisen van je klant en het best haalbare voor je organisatie.
Maak een overzichtelijke planning.
"Een planning maak je om te beginnen en dan pas je hem aan"
Iedereen kent het wel: een map per klant met daarin het order, de bestelbonnen van de materialen, enkele Excel sheets met het overzicht van de orders en de bestellingen per leverancier. Daarnaast nog een groot bord tegen de muur, het in te zetten personeel en de lopende werven. En ja, iedereen is aan het werk en alles geraakt altijd wel opgelost.
Maar de conflicten met andere afspraken moeten direct zichtbaar zijn voor je beloftes maakt aan je klant. En, er kan maar één waarheid zijn voor klanten en medewerkers: de centrale planning. Als je vanuit dit centrale overzicht dan ook nog kan doorklikken naar de details van het order, naar het toegewezen personeel, naar de e-mails en andere communicatie dan zit je goed. Alles is immers direct zichtbaar voor iedereen.
Gebruik duidelijke symbolen voor een efficiënte planning.
De status van elke taak wordt door een goed planningspakket ogenblikkelijk aangepast en er wordt getoond wat er verandert in de planning, in een orderbevestiging of in de leveringen.
Een duidelijke planning komt zowel de efficiëntie als de rentabiliteit van je schrijnwerkerij ten goede. De kunst van een overzichtelijke planning zit voor een belangrijk deel in het gebruik van duidelijke en voor iedereen onmiddellijk herkenbare symbolen. Deze symbolen moeten in een oogopslag de status van het dossier weergeven en aantonen wie welke actie moet ondernemen.
Bespaar kosten met een geografisch tool in je planningspakket.
In een goed operationeel planningspakket zit een online landkaart die je interactief kan gebruiken. Geografische planning stelt je in staat om, op een overzichtelijke manier, je werkmiddelen op het terrein te optimaliseren en te plannen.
Een planningsmodule met een geografische tool zorgt, naast het commerciële aspect, voor een optimale efficiëntie en de daaruit volgende kostenbesparing.
Zorg voor een goede werktijdregistratie in uw planningspakket.
Bij een verkoop wordt er een schatting gemaakt van materialen en uren. Er wordt een factor voor risico en winst aan toegevoegd. Met deze gegevens wordt de planning opgemaakt. Tijdens de uitvoering loopt het soms anders dan voorzien. Een goede tijdsregistratie geeft een correct beeld van wat is kunnen fout lopen.
Voor een goede nacalculatie en om een goed inzicht te hebben over winst of verlies op een dossier, is de registratie van mogelijke fouten onontbeerlijk. Denk daarbij aan zaken die mis kunnen gaan bij de klant, bij de opmeting, bij de leveranciers, tijdens de productie, bij installatie en of op kantoor bij het uittekenen, bestellen of factureren.
Met de juiste module van het planningspakket, speciaal ontwikkeld voor schrijnwerkerijen, kan men dit eenvoudig in kaart brengen. Er kunnen dan zowel per dossier als over een langere periode, conclusies worden getrokken en maatregelen genomen.
Conclusie
Ga na of de planningsmodule speciaal afgestemd is op jouw bedrijf en of de ontwikkelaar vertrouwd is met jouw bekommernissen. Controleer bovendien of het maatwerk is of een bestaand softwarepakket. Dit laatste evolueert mee met de markt en brengt de beste praktijkresultaten van iedereen samen.
Maar, weet ook dat een planning zonder een goede organisatie van je processen en/of mensen, gedoemd is om te mislukken. Breng daarom eerst uw processen duidelijk in beeld alvorens planning software te implementeren. TECHWIN heeft daarvoor een eenvoudig stroomdiagram of flowchart uitgewerkt.
