Hoe maak ik een overzichtelijke planning?
"Een planning maak je om te beginnen en dan pas je hem aan"
Iedereen kent het wel: een map per klant met daarin (de kopieën van) het order, de bestelbonnen van de materialen, enkele Excel sheets met het overzicht van de orders en de bestellingen per leverancier. Daarnaast nog een groot bord tegen de muur, het in te zetten personeel en de lopende werven. En ja, iedereen is aan het werk en alles geraakt altijd wel opgelost.
Maar het kost wel veel tijd om elke wijziging te registreren en de impact ervan in te schatten. Het kost nog meer tijd en vooral geld als je het niet goed doet: naleveringen, haastklussen, openstaande facturen,...
Zorg voor een globaal overzicht
Tip 1: Gebruik een overzichtelijke planning
- Zet alle dossiers op één kalender;
- Gebruik kleuren in functie van het type werk;
- Maak zoveel kopieën als er dagen werk zijn;
- Gebruik duidelijke symbolen om aan te geven hoever je staat met de bestellingen, de afspraken en de aandachtspunten.
Wijzigingen moeten bovendien eenvoudig uit te voeren zijn. Plannen is immers een interactief proces waarbij je snel de impact van de verschillende opties moet kunnen aftoetsen.
Tip 2: Centraliseer de planning
De conflicten met andere afspraken moeten direct zichtbaar zijn voor je beloftes maakt aan je klant. En, er kan maar één waarheid zijn voor klanten en medewerkers: de centrale planning. Als je vanuit dit centrale overzicht dan ook nog kan doorklikken naar de details van het order, naar het toegewezen personeel, naar de e-mails en andere communicatie dan zit je goed. Alles is immers direct zichtbaar voor iedereen.
Plannen blijft het moeilijke evenwicht zoeken tussen de vraag / eis van je klanten en het best haalbare voor je organisatie. Een degelijk en goed werkend operationeel planningspakket kan je daarin bijstaan.
