Eenvoudig voorraadbeheer!
Na opmaak van de inventaris, komt van de boekhouding steevast de vraag: Hoe zit het met de voorraad? Wat voor velen een heuse klus is, hoeft niet zo te zijn als je door het jaar enkele regels volgt.
Wij hebben het hier voornamelijk over bedrijven die eerst verkopen voor ze gaan aankopen en produceren. Ramen, deuren, binnendeuren, trappen, maatwerkmeubelen,... steeds dezelfde systematiek: opmeten, uitwerken en dan pas aankopen en produceren. Voor deze "make-to-order" producties onderscheiden we twee categorieën artikelen: project gerelateerde- en voorraadartikelen.
Voor projectartikelen heb je voornamelijk een bestelbeheer nodig, niet zozeer een voorraadbeheer. De exacte behoefte, afmetingen en aantallen zijn gekend vanuit de configuratie van het order.
De voorraadartikelen daarentegen komen meestal uit de "grijpvoorraad". Het hang- en sluitwerk voor ramen, schuifgeleiders, het binnendeurslot. In deze categorie zitten ook dikwijls de artikelen die niet geteld worden: schroeven, bouten, afkittingsmateriaal en dergelijke meer. En daar knelt dikwijls het schoentje.
Bij de voorraadartikelen ga je als volgt te werk:
- Verwerk de inhoud van de behoeftelijst lijn per lijn en controleer of er voldoende vrije voorraad is. Reserveer indien nodig en bestel pas als er te weinig artikelen zijn of het aantal beneden de minimum voorraad komt.
- Bewaak je voorraad. In theorie ligt alles in je magazijn wat het voorraadpakket aangeeft. Deze tellijst kan je afdrukken vanuit je softwarepakket. Bij de (half)jaarlijkse telling vallen de verschillen direct op. Na de telling zet je de aantallen terug juist.
- Kijk naar de efficiëntie van de productie om de eventuele verschillen te verklaren: meld onmiddellijk als er iets beschadigd is of verkeerd gemaakt wordt. Gewoon een ander artikel uit het rek halen en herbeginnen zal bij de telling een verschil geven. Soms gebeurt het ook andersom: door het gebruik van een reststuk ontstaat er meer vrije voorraad. Zet ook hier bij de telling de aantallen terug juist.
- Volg ook artikelen op die je niet echt kan toewijzen aan één order, zoals schroefjes of poetsdoeken bijvoorbeeld. Altijd als er een doos open gedaan wordt, boek je die uit. Als je beneden een minimum voorraad komt bestel je bij en een inkomende levering boek je in. Met een bijhorende grafiek zie je zo de voorraadbewegingen en krijg je een perfect zicht op je verbruik.
Conclusie:
Voorraad bewaken hoeft niet moeilijk te zijn. Met het juiste softwarepakket en enkele eenvoudige regels heb je steeds zicht op de actuele voorraad. Tellingen zetten theorie en praktijk terug gelijk. En door je verbruik op te volgen zie je zelf makkelijk of je niet constant te veel voorraad aanhoudt.
