PROCESSUS D'ENTREPRISE PARTIE 6: FACTURATION
Il n'y a rien de plus embêtant que d'oublier de facturer quelque chose et la probabilité que votre client demande où reste sa facture est plutôt faible. Vous pouvez éviter ce problème en reliant votre facturation au planning opérationnel. Voici quelques astuces pour que cela se passe sans problème:
Conseil 1: Notez la valeur commerciale d'un travail
Au cours de l'exécution des travaux, ce montant peut naturellement varier à la suite de:
- travaux en moins ou supplémentaires
- travaux effectués en régie et dont le montant ne sera connu qu'après leur excution effective.
Enregistrez toutes ces adaptations directement dans le dossier. Un bon logiciel vous permettra d'envoyer directement au départ du dossier une lettre ou un e-mail au client confirmant les adaptations. Cela vous épargnera bien du temps et des discussions par la suite.
Conseil 2: Imprimez un rapport quotidien
Que comporte ce rapport?
- Les coordonnées du chantier;
- Un descriptif de la mission;
- Des accords éventuels passés par la suite;
- Un espace pour les travaux supplémentaires non-prévus.
Lorsque le rapport quotidien vous parvient le lendemain, vous intégrez ces informations au dossier.
Conseil 3: Joignez des factures d'acompte au dossier
Comment cela fonctionne-t-il?
- Choisissez une description au départ d'une liste prédéfinie ou introduisez un texte libre comme texte explicatif sur la facture.
- Adaptez le montant total encore à payer afin qu'il tienne compte du montant déjà payé (la TVA est recalculée automatiquement).
- Joignez une facture à votre dossier.
- Envoyez la facture par e-mail ou par courrier.
- Indiquez le pourcentage facturé dans une liste et triez cette liste du plus grand au plus petit pourcentage, ce qui vous permet de voir directement les actions à entreprendre.
Conseil 4: Reliez les informations clients et facturation
Au départ de votre planning opérationnel, imprimez non seulement une copie pour le client mais également pour la comptabilité. Ou mieux encore, reliez ces deux programmes. Comme cela vous ne devrez introduire qu'une seule fois les données clients et facturation.
Conseil 5: Prévoyez une case à cocher pour la facture finale
Pour chaque dossier, utilisez une case à cocher « facturé en totalité ». Vous ne la cocherez qu'après la livraison totale et l'émission de la facture finale. Un simple filtre vous permet de voir immédiatement la quantité de travaux exécutés sans qu'une facture n'ait été envoyée au client.
Conclusion
Un module de facturation dans votre progiciel garantit que tous les travaux, y compris les travaux supplémentaires imprévus, sont correctement facturés. La connexion avec la comptabilité garantit l'efficacité et évite les erreurs.
