Comment optimiser la communication et les processus opérationnels dans une menuiserie?
Les entreprises de production et les menuiseries en particulier, qui produisent ou installent elles-mêmes des produits, doivent surveiller en permanence l'efficacité de leurs processus opérationnels. Elles doivent garder à l'esprit que chaque projet, de la demande à l'acquittement de la facture, doit être contrôlé et que l'état d'avancement du projet est garanti.
Une bonne communication garantit le bon déroulement de l'ensemble du processus opérationnel, en particulier lorsque des services internes et externes sont impliqués. Il est préférable de disposer d'un logiciel de planification stable qui utilise des rôles, des tâches et des tickets.
Les rôles
Attribuez des rôles à vos collaborateurs. Un rôle peut être endossé par:
- plusieurs collègues au sein d'un même service, par exemple les vendeurs
- plusieurs collègues issus de différents services, par exemple lors d'une réunion de planification.
- le chef d'entreprise ou un collaborateur, dans les petites entreprises, assumant plusieurs rôles.
Un rôle se compose d'un certain nombre de tâches. Par exemple, le service des achats peut définir les teintes et les options, remplir le formulaire de commande sur site, vérifier la confirmation de la commande ou confirmer la livraison effective.
Les tâches
En définissant explicitement les tâches, en désignant un responsable et en assurant un suivi visible, l'ensemble de l'entreprise peut jouir d'une visibilité parfaite. Dans le dossier de planification dédié, vous pouvez indiquer qui est autorisé et qui est habilité à enregistrer des tâches.
Certaines tâches, notamment qui prend les mesures et quand, peuvent être assumées par n'importe qui. Les autres tâches, telles que la vérification de l'acquittement des factures, ne peuvent être effectuées que par la personne responsable.
Les tickets
L'enregistrement indique uniquement l'état d'avancement du projet mais ne remplace en aucun cas la communication qui se fait par téléphone ou par e-mail directement entre les personnes concernées.
C'est alors que les tickets revêtent toute leur importance. Un ticket fournit la description dans le dossier de planification d'une action à réaliser. Le fait que les autres personnes qui ouvrent le dossier voient également qu'il reste des tickets sans réponse constitue leur grand avantage. Et c'est bien plus pratique que de devoir fouiller dans les e-mails.
Exemple pratique: Un client appelle pour modifier un détail et demande si la personne responsable peut le rappeler. Deux possibilités s'offrent aux collaborateurs:
- envoi d'un e-mail à la personne responsable et mettre tout le monde en cc. Résultat: une mauvaise communication garantie
- Ou création d'un ticket dans le dossier de planification, le joindre au projet et envoyer un rappel à la personne responsable. Dès qu'elle se reconnecte, elle reçoit le message.
Notifications pop-up
En outre, une fenêtre pop-up permet d'afficher les points d'attention d'un projet. Il s'agit d'un outil très utile, afin que chacun puisse être informé et agir en conséquence.
Dès qu'un des employés ouvre ou modifie un projet, une facture ou une demande, une fenêtre pop-up apparaît et affiche des messages tels que: dossier bloqué ou vérifier la facturation avant de procéder à des modifications!
Conclusion
Une bonne planification permet donc de s'assurer que tous les processus opérationnels sont sous contrôle, surveillés et fonctionnent de manière optimale.
