Créer un planning clair et cohérent?
"On commence par faire un planning et puis on l'adapte en fonction des circonstances".
Tout le monde connaît la musique: un dossier par client contenant (les copies de) la commande, les bons de commande des matériaux, quelques tableaux Excel fournissant un aperçu des commandes et les commandes par fournisseur. On appose un grand tableau contre le mur avec le personnel impliqué et les chantiers en cours. Et voilà, tout le monde est à l'œuvre et tout finit toujours par se résoudre.
Mais consigner des changements et en évaluer les impacts requiert pas mal de temps. Et cela coûte encore plus de temps et surtout d'argent en cas d'erreur: réajustement des livraisons, travail en urgence, factures ouvertes, etc...
Veillez à conserver une vue d'ensemble
Conseil 1: Recourez à un planning clair et cohérent
- Placez tous les dossiers sur un calendrier;
- Utilisez des couleurs en fonction du type de travail;
- Faites autant de copies qu'il y a des jours de travail;
- Utilisez des symboles clairs pour indiquer où en sont les commandes, les rendez-vous et les points d'attention.
En outre, les changements doivent pouvoir être effectués facilement. La planification est en effet un processus interactif qui doit permettre de mesurer rapidement l'impact des différentes options possibles.
Conseil 2: Centralisez le planning
Les éventuels chevauchements entre différents rendez-vous doivent être visibles directement avant de faire une promesse à un client. Et il ne peut y avoir qu'une seule et même vérité pour les clients et les collaborateurs: le planning central. Si, au départ de cet aperçu central, vous pouvez continuer de cliquer pour visualiser les détails de la commande, le personnel assigné, les e-mails et les autres types de communication, c'est encore mieux. Tout est alors directement visible pour chacun.
Planifier, c'est rechercher l'équilibre délicat entre les demandes / exigences de vos clients et le mieux que puisse faire l'entreprise. Un bon logiciel de planification qui fonctionne de manière opérationnelle peut y contribuer.
