Print Friendly and PDF
12/2014

Opvolging van de facturatie per project

Vlot alles factureren!

Niks zo erg als iets vergeten te factureren. De kans dat je klant vraagt waar zijn factuur blijft, is eerder klein. Door je facturatie te koppelen aan de operationele planning vermijd je dit probleem. Lees hier enkele tips om dit vlot te laten verlopen:

Tip 1: Noteer de commerciële waarde van een werk

Elk dossier heeft een commerciële waarde. Noteer dit bedrag onmiddellijk in het dossier van zodra het gekend is voor de aanvang van de werken.

Tijdens de uitvoering kan dit bedrag natuurlijk veranderen door:

  • Min- of meerwerken
  • Werken die in regie uitgevoerd worden en waarvan het bedrag pas gekend is na de effectieve uitvoering.

Registreer al deze aanpassingen direct in het dossier. Met een goede software kan je rechtstreeks vanuit het dossier een brief of een mailtje versturen naar je klant waarop je de aanpassingen bevestigt. Dat bespaart je alvast veel tijd en een discussie achteraf.

Tip 2: Druk een rapport af

Druk kort voor de start van de werken een dagrapport af.

Wat zet je op het dagrapport?

  • De coördinaten van de werf.
  • De beschrijving van de opdracht.
  • Eventuele afspraken die achteraf gemaakt zijn.
  • Een ruimte voor onvoorziene meerwerken. 

Voorbeeld: Het is voor de klant dikwijls verleidelijk om snel wat bij te vragen als er een vakman in huis is. Geen probleem natuurlijk, wel keurig noteren bvb afschaven onderkant binnendeuren in regie gedurende 1u30.

Als het dagrapport de dag daarna op je bureau belandt, verwerk je ook deze gegevens mee in het dossier.

Tip 3: Voeg voorschotfacturen toe aan het dossier

Er bestaan 2 soorten voorschotten: voorschot bij een bestelling of voorschot volgens uitvoering van de werken. Met behulp van een goed softwarepakket kan je eenvoudig een voorschotfactuur aanmaken en toevoegen.

Hoe werkt dit?

  • Kies een omschrijving uit een vooraf gedefinieerde lijst of geef een vrije tekst in als toelichting bij de factuur.
  • Pas het standaard volledig openstaande bedrag aan zodat het overeenkomt met het reeds betaalde bedrag (de BTW wordt automatisch berekend).
  • Voeg een factuur toe aan je dossier.
  • Verzend de factuur per mail of per brief.
  • Zet in een lijst het gefactureerde percentage en sorteer van groot naar klein, dan zie je in een oogopslag waar je nog moet aan werken.

Tip 4: Koppel klant- en facturatiegegevens aan elkaar

Druk vanuit je operationele planning niet alleen de kopie voor de klant maar ook de kopie voor de boekhouding. Of beter nog, koppel de beide programma's aan elkaar. Klant-en facturatiegegevens hoef je dan maar één keer in te geven.

Tip 5: Voorzie een "checkbox" voor de eindfactuur

Gebruik voor elk dossier een checkbox ‘volledig gefactureerd'. Die verzet je pas na volledige oplevering en na de opmaak van de eindfactuur. Met een eenvoudige filter zie je onmiddellijk hoeveel werkzaamheden er werden uitgevoerd zonder een factuur te sturen naar een klant.

Interesse in het JoRPA planningspakket?

Wil u meer weten over de mogelijkheden van het planningspakket JoRPA? Schrijf dan hier in voor een gratis demo bij u ter plaatse. Wij contacteren u zo snel mogelijk om een datum in te plannen.

Schrijf hier in voor een gratis demo

 

Door deze site te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. Cookies kunnen worden beheerd in uw browser of de apparaatinstellingen.